راه اندازی و پیشرفت یک کسب و کار پایدار و رو به رشد ، در گرو اجرای دقیق و منظم الزامات قانونی آن است و ایجاد یک ساختار قانونی منظم ، اولین و مهم ترین اقدام برای اعتباربخشیدن به یک کسب و کار میباشد .
و دراین راستا ، اطلاع از مفاد قانون تجارت و قوانین مالیاتی
برای اشخاصی که به هر نحوی فعالیت اقتصادی دارند ویا مصمم هستند کسب و کار خود را راه اندازی کنند بسیارمهم است .تسلط بر این قوانین ، یک کسب و کار را در مسیر درست قانونی هدایت میکند و از دردسر ها و عواقب ناشی از قصور در انجام تکالیف قانونی میرهاند.
از جمله موارد بسیارمهمی که اطلاع از آن برای فعالین اقتصادی واجب است، تکالیف مالیاتی است که برطبق قوانین مالیاتی برعهده دارند .
سازمان امور مالیاتی به عنوان نهاد ناظر بر فعالیت های اقتصادی ،عهده دار وظیفه نظارت براجرای تکالیف مالیاتی فعالین اقتصادی حقیقی و حقوقی است.
این سازمان برای رسیدگی به امورمالیاتی اشخاص ، به اظهاراتی که مشمولین مالیات از نقل و انتقال ها و فعالیت های مالی خود به سازمان ارائه میدهند استناد میکند.
بر این اساس سازمان امور مالیاتی دفتر روزنامه و دفتر کل را برای ثبت کار کرد مالی شرکتها در نظر گرفته که با عنوان دفاتر قانونی یا دفاتر تجاری شناخته میشوند واین دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی جهت استفاده مشمولین در اختیار آنها قرار میگیرد .
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه، دفتری است که در آن ریز هزینه ها و سود و زیان به صورت روزانه وارد میشود.
دفتر کل
دفتر کل دفتری است که درآن ریز هزینه ها ی دفتر روزنامه به صورت هفتگی درآن وارد می شود.
دفاترقانونی بر اساس کاربرد به صورت 50- 100 و 150 برگی بوده و تمامی صفحات آن در اداره مالیات و ثبت شرکتها پلمپ میشود.به همین دلیل با عنوان دفاتر پلمپ نیز شناخته میشود.
سازمان امور مالیاتی کلیه اشخاص حقیقی یا حقوقی را که طبق قانون مشمول پرداخت مالیات هستند مکلف ساخته تا کلیه نقل و انتقال ها و فعالیت های مالی خود را دردفاتر قانونی ثبت نموده وهر ساله در موئد مقرر به همراه اظهارنامه مالیاتی خود جهت رسیدگی به این سازمان ارائه دهند. برخلاف تصورعموم این تکلیف شامل اشخاصی که که کارکرد مالی ندارند نیز میشود .آنها موظفند برای مشخص شدن عملکرد مالی خود این دفاتر را دریافت و به صورت خالی به اداره دارایی تحویل دهند .
دلایل نگارش دفاتر قانونی
مهم ترین دلیل تحریر دفاتر قانونی سهولت در نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک مورد نیاز سازمان مالیاتی جهت بررسی عملکرد مالی شرکت در دراز مدت است ؛چرا که بر اساس مفاد قانون ارزش افزوده نگهداری اسناد و مدارک سالهای گذشته ، الزامی است. علاوه بر این تحریر دفاتر قانونی دلایل دیگری نیز دارد از جمله:
- سهولت دسترسی به اطلاعات دقیق هر یک از حساب ها و مانده آنها
- طبقه بندی دقیق اطلاعات مالی مجموعه بر اساس تاریخ جهت دسترسی ساده تر
- به حد اقل رسیدن اشتباهات حسابداری نظیر ثبت مکرر یا عدم ثبت اسناد
- نمایش کامل اطلاعات هر تراکنش به همراه جزئیات حساب مربوطه
نوع نگارش اطلاعات مالی در دفاتر قانونی بسیار حائز اهمیت است چراکه این اسناد مبنای سازمان دارایی کل کشور برای رسیدگی مالیاتی مودیان و تعیین مالیات آنها می باشد.ازین رو این دفاتربر اساس دستورالعمل خاصی تنظیم می شوند.در دفتر روزنامه و دفتر کل باید همه حساب و کتاب ها به ترتیب تاریخ ثبت شوند و هیچ گونه خط خوردگی یا حاشیه نویسی نداشته باشند.
درخصوص نگارش دفاتر پلمپ رعایت نکات زیر الزامیست :
- هررویداد مالی میبایست طبق استانداردهای حسابداری ، روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
- مودیان مالیاتی مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند. در صورتی که این دفاتر برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کافی نباشد ، استفاده از دفاتر ثبت شده طی سالهای گذشته مجاز نیست.
- استفاده ازیک دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیاتها و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذیربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.
- نگارش دفاتر با نوشت افزارهایی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.
- دفاتر و اسناد حسابداری می بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
- در صورتی که دفاترتوسط مراجع قانونی یا قضائی و یا به عللی خارج از اختیار مودی ذبط و یا از دسترس وی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر 2 ماه فرصت دارد تا دفاترجدید خود را ثبت و عملیات معوقه آن مدت را در آن ثبت کند و تأخیر درثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
- درمورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس تأخیردر نگارش دفاتر پس از تاریخ ثبت شرکت مجاز نخواهد بود ، سایر اشخاص حد اکثر تا دو ماه از تاریخ شروع فعالیت خود میبایست نسبت به نگارش اطلاعات در دفاتر اقدام نمایند .
مهلت ارائه دفاتر پلمپ
طبق قانون مودیان مالیاتی موظفند تا پایان سال مالی دفاتر پلمپ خود را به اداره دارایی تحویل دهند . سال مالی شرکت ها، معمولا از ابتدای فروردین تا پایان اسفند ماه است.در صورت عدم تحویل دفاتر پلمپ در موئد مقرر ،سازمان علاوه بر اعمال جریمه نقدی مالیات آنها را به صورت برآوردی محاسبه و مطالبه خواهد نمود.مودیان مالیاتی می بایست پس از تحویل دفاتر پلمپ خود برای دریافت دفاتر سال بعد اقدام نمایند .
همچنین شرکتهای تازه تاسیس موظفند حداکثر 2 ماه پس از انجام امور ثبتی خود در اداره ثبت شرکت ها ، اقدامات لازم جهت اخذ دفاترپلمپ خود را انجام دهند.
دلایل رد دفاترپلمپ از جانب سازمان امور مالیاتی
سازمان امور مالیاتی موارد زیر را جزء تخلفاتی در نظر گرفته که موجب رد دفاتر پلمپ میشود:
- عدم ثبت دفاتر ارائه شده نزد مراجع ذیربط .
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
- تأخیر در تحریر رویداد مالی دردفاتر بیش از 15 روز
- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب.
- در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تأیید بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی بااطلاعات موجود در سیستم های ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) و یا سامانه ثبت برخط معاملات در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده و یا مکلف به استفاده از سامانه یادشده می باشند.
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه.
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده اعم از تحریر شده و نانوشته.
- تغییر نرم افزار حسابداری مورد استفاده در طی سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی ذی ربط.
- تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی.
- تحریر دفاتر به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی.
- حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی.
